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Assistant.e d'unité - Direction Régionale Grand est - Reims H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2019-1413  

Description du poste

Métier

S08 Secrétariat - Assistant·e

Intitulé du poste

Assistant.e d'unité - Direction Régionale Grand est - Reims H/F

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps partiel

Description de la mission

Service géologique national, le BRGM est l'établissement public de référence dans les applications des sciences de la Terre pour gérer les ressources et les risques du sol et du sous-sol (www.brgm.fr). Son action est orientée vers la recherche scientifique, l'appui aux politiques publiques et la coopération internationale.

Dans le cadre de l'activité portée, vous serez principalement chargé(e) de :

 Assister le directeur et les agents de la direction régionale Grand Est-site de Reims dans les tâches fonctionnelles et administratives ;
 Gérer l'agenda des personnels (rendez-vous, suivi d'absences) ;
 Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel au travers du système de gestion interne ;
 Gérer les commandes : saisie des demandes d'achat, édition des bons de commande et des bordereaux de réception ;
 Organiser les événements de type visites, réunions en interne et externe ;
 Traiter le courrier (enregistrement, diffusion, suivi) et rédiger des courriers et notes ; rédiger des comptes rendus ; gérer la régie de la direction ;
 Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
 Participer activement à la mise en œuvre et à l'application du SMQ (Système de Management de la Qualité) et du SME (Système de Management de l'Etablissement) au sein de la direction régionale
 Classer et archiver les dossiers (Gestion administrative des projets) ;
 Participer aux réunions et aux actions de formation proposées au sein de la direction ;
 Assurer le suivi de la relecture et de l'édition des rapports ;
 Prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
 Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe via différents moyens mis à disposition (Intranet, mails de suivi, affichage, tableaux, outils de la transformation digitale) ;
 Travailler en collaboration avec les autres assistantes de la direction régionale, participer aux réunions de coordination et assurer le remplacement en cas de besoin ;
 Accueillir et orienter les visiteurs internes et externes et répondre aux demandes de consultation des archives du site de Reims ;
 Contribuer à la réalisation du projet Banque de données du Sous-Sol (BSS) par l'instruction des dossiers (saisie administrative des dossiers) ;
 Veiller à la bonne tenue et au classement des archives du site de Reims ;
 Apporter un soutien aux agents de la direction régionale Grand Est-site de Reims dans l'usage des outils du numérique, en particulier sur l'exploitation des outils de visioconférence, messageries instantanées (Skype Entreprise) et outils de partage sous Office 365.

Ces activités s'exerceront en utilisant les outils BRGM (Opale, Ariane, Notilus).

Contexte

La Direction Régionale Grand Est représente le BRGM, dans tous les domaines d'activité de l'établissement. Elle intervient dans les domaines de la recherche, de l'appui aux politiques publiques pour le compte de l'Etat, de ses services déconcentrés, des collectivités locales et des autres organismes publics et d'industriels variés.

Dans le cadre de vos activités, vous assistez le Directeur Régional Délégué de la région Grand Est, site de Reims et les membres de l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité. Vous assurez également un appui, selon les besoins, aux assistantes des autres sites (Nancy et Strasbourg) de la Direction Régionale Grand Est.

Profil

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BTS secrétariat/assistanat ou équivalent avec une expérience professionnelle d'au moins 3 années dans le domaine de l'assistanat. Vous avez un intérêt marqué pour les outils de la transformation digitale, les outils du numérique, en particulier l'exploitation des outils de visioconférence, messageries instantanées (Skype Entreprise) et outils de partage sous office 365, ainsi que pour les outils de valorisation de la donnée du BRGM (BSS).
Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :

• Excellentes qualités relationnelles : discrétion, réserve, écoute et être force de proposition ;
• Motivation pour le travail en équipe : adaptabilité, efficacité et réactivité, concertation, polyvalence et dynamisme.
• Capacité d'autonomie, de réactivité et d'initiative ;
• Bonnes qualités rédactionnelles ;
• Rigueur dans l'organisation et le classement ;
• Bonne connaissance et aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (pack office windows 10) et digitaux (réseaux sociaux, messagerie instantanée, visio conférence, ...) ;
• Maitrise des outils BSS Menu, GESFOR, FORAGE serait un plus ;
• Pratique de l'allemand (oral/écrit) serait un plus.

Spécificité du poste

Ce poste est à temps partiel (80%) et ne nécessite pas de déplacements (sauf exceptions liées notamment aux formations ou réunions).


Candidature
A compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Merci d'adresser votre candidature en langue française (CV actualisé et lettre de motivation), jusqu'au 06/09/2019.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Grand Est, Marne (51)

Ville

REIMS