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Assistant·e d'unités H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2019-1474  

Description du poste

Métier

S08 Secrétariat - Technicien·ne

Intitulé du poste

Assistant·e d'unités H/F

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps partiel

Description de la mission

Service géologique national, le BRGM est l'établissement public de référence dans les applications des sciences de la Terre pour gérer les ressources et les risques du sol et du sous-sol (www.brgm.fr). Son action est orientée vers la recherche scientifique, l'appui aux politiques publiques et la coopération internationale.

Dans ce cadre, vous serez principalement chargé·e de :
- Traiter le courrier arrivée et départ (enregistrement, diffusion, suivi, rédaction de courriers) ;
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
- Contribuer au traitement des demandes reçues dans le cadre des missions d'accueil du public et des professionnels ;
- Organiser les déplacements et gérer les ordres de mission et notes de frais des agents de l'équipe ;
- Gérer les demandes d'achats (édition des bons de commande et des bordereaux de réception, validation et diffusion interne) ;
- Gérer les contacts de la direction ;
- Préparer et gérer les dossiers stagiaires ;
- Assister la directrice et les chefs de projet dans la mise en oeuvre du SMQ (Système de Management de la Qualité) : création et mise à jour des dossiers projets, mise en forme, édition, diffusion et suivi des rapports, saisie des mises à jour dans le tableau de bord des projets ;
- Assister la directrice dans la mise à jour des éléments des projets dans le progiciel de gestion ;
- Assurer la tenue de la régie de l'établissement : tenue de la caisse, comptabilité mensuelle,… ;
- Assister la directrice dans la mise en oeuvre des actions liées à l'entretien et à la sécurité du site : tenue du registre sécurité, suivi des prestataires intervenant sur le site (suivi des contrats, préparation du plan annuel sécurité, suivi des prestations, relances, etc…), organisation de prestations ponctuelles (réparations, restauration, impressions, etc…), suivi médecine du travail, … ;
- Contribuer au suivi des investissements annuels (commandes, consolidation des besoins, suivi de l'avancement, préparation des PV de réception) ;
- Assurer la revue de presse régionale ;
- Assurer, autant que nécessaire, un appui à l'équipe de Lyon sur les mêmes fonctions que celles détaillées ci-dessus, notamment en cas d'absence de l'assistante dédiée, ainsi qu'aux autres équipes du secteur Sud-Est.

Contexte

La direction régionale Auvergne-Rhône-Alpes du BRGM a pour principale mission l'appui aux services déconcentrés de l'État et aux collectivités dans tous les domaines des sciences de la Terre. La direction régionale est composée de 13 agents, dont 2 assistantes, répartis sur deux sites : Lyon (direction – 9 personnes) et Clermont-Ferrand (délégation – 4 personnes). La direction régionale est intégrée au secteur Sud-Est, avec les équipes des régions PACA, Corse et Occitanie.
Dans ce cadre, vous assurerez l'assistanat de l'équipe de Clermont-Ferrand et de la directrice régionale déléguée, également cheffe d'établissement. Vous êtes régulièrement amené·e à assurer l'assistanat de la direction de Lyon, et ponctuellement à'intervenir au niveau du secteur Sud-Est.

Profil

Vous êtes titulaire d'un BTS assistanat avec 3 ans d'expérience minimum.

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :
- Bon relationnel et capacité à communiquer en interne et en externe, discrétion ;
- Dynamisme et capacité à travailler en équipe ;
- Autonomie, réactivité et prise d'initiative ;
- Rigueur dans l'organisation et le classement ;
- Maitrise des outils bureautiques du pack office (Word, Excel, Outlook, Power Point) ;
- Une pratique de l'anglais sera appréciée.

Spécificité du poste

Ce poste à temps partiel 60% implique des déplacements occasionels en métropole (Lyon, Orléans, territoire auvergnat).

Candidature :
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Merci d'adresser votre candidature en langue française (CV actualisé et lettre de motivation), jusqu'au 8 décembre 2019.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Auvergne-Rhône-Alpes, Puy de dome (63)

Ville

Clermont-Ferrand