Assistant·e d'unités H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2019-1475  

Description du poste

Métier

S08 Secrétariat - Technicien·ne

Intitulé du poste

Assistant·e d'unités H/F

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

Service géologique national, le BRGM est l'établissement public de référence dans les applications des sciences de la Terre pour gérer les ressources et les risques du sol et du sous-sol (www.brgm.fr). Son action est orientée vers la recherche scientifique, l'appui aux politiques publiques et la coopération internationale.

Vous serez chargé·e principalement d'assurer les activités relevant d'un secrétariat pour le compte des unités Achats et Juridique, du Responsable du pôle minier, de la Délégation RSE et de la Cellule expertise contentieux, assurances et dossiers sensibles (soit une quinzaine de salariés et alternants) :
o Gérer les agendas ;
o Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs ;
o Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission et les notes de frais (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel ;
o Effectuer des demandes d'achat ; passer des commandes et les réceptionner ; gérer de bout en bout les achats auprès des prestataires courants pour les événements organisés par les équipes ;
o Rédiger des courriers, gérer le fichier des courriers référencés (chrono) ;
o Traiter les courriers et documents émis et/ou reçus (enregistrement, diffusion et suivi) ;
o Organiser et participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus ;
o Organiser les événements de type visites, réunions en interne et externe, animations (stands, buffets, affichages…) et gérer les commandes et réservations associées (salles, repas, prestations…) ;
o Assister l'équipe d'encadrement dans la préparation et le suivi des dossiers ;
o Assurer l'archivage (dossiers d'appel d'offres notamment) ;
o Mettre à jour la documentation juridique ;
o Préparer les dossiers pour la Commission des marchés : photocopies des différents dossiers en plusieurs exemplaires ;
o Gérer les tableaux mis en place, nécessaires au bon fonctionnement des unités dans le respect
du SMQE et de la démarche de dématérialisation du BRGM ;
o Traiter l'information en vérifiant sa bonne circulation au sein de l'équipe ;
o Mettre à jour les informations et contacts relatifs au périmètre géré dans l'intranet de l'établissement (ou les bases associées).

Vous travaillerez en collaboration avec l'autre assistante de la Direction par mutualisation des informations et de certaines activités communes, et vous la remplacerez pendant ses absences et réciproquement.

Contexte

Le Secrétariat général (SG) exerce l'ensemble des attributions relatives à la gestion administrative et juridique du BRGM, la gestion des moyens immobiliers, logistiques (dont notamment reprographie et voyages) et archivistiques, la sûreté, la conformité (PRADA, RGPD, Loi Sapin 2), la déontologie (y compris le dispositif d'intégrité scientifique) et la coordination des actions en matière de responsabilité sociétale de l'entreprise (RSE) dont l'ouverture à la société civile.
Le SG a un rôle d'interaction avec l'ensemble des directions opérationnelles et supports auxquelles il propose son offre de services. Il est en relation avec les parties intéressées externes telles que les tutelles, les administrations, les auditeurs externes, les prestataires de services, les entreprises de travaux, les clients.

Profil

Vous êtes titulaire d'un BTS secrétariat/assistanat ou équivalent avec au moins 3 années d'expérience dans le domaine de l'assistanat.

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :
- Bonnes qualités relationnelles, écoute et discrétion ;
- Motivation pour le travail en équipe, polyvalence ;
- Capacité d'autonomie, de réactivité et d'initiative ;
- Rigueur dans l'organisation et le classement ;
- Maîtrise des outils bureautiques du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) ;
- Être force de proposition ;
- Très bonne maitrise (syntaxe, orthographe) de la langue française (écrit et oral) ;
Une expérience dans un environnement exigeant avec ses procédures et/ou son SMQ (Système de
Management de la Qualité) serait appréciée.

Spécificité du poste

Ce poste, basé à Orléans (45), est à temps plein et n'implique pas de déplacements.

Candidature :
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Merci d'adresser votre candidature en langue française (CV actualisé et lettre de motivation), jusqu'au
08/12/2019.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Centre-Val de Loire, Loiret (45)

Ville

Orléans